Según una encuesta de Gallup, los estadounidenses trabajan en promedio unas 47 horas a la semana. Alrededor del 21% de los empleados incluso trabajan más de 50 horas a la semana. En Europa, la situación es un poco mejor, con europeos trabajando alrededor de 37 horas por semana. Sin embargo, estas cifras no cuentan las horas que los empleados pasan en tareas como revisar y responder correos electrónicos.

Tomarse un descanso del trabajo es esencial para todos. Pero, a menudo, debido al miedo a ser reemplazados o incluso a la culpa de no dar lo mejor de sí, las personas no solicitan tiempo libre remunerado. Incluso pueden tener derecho a varios días, pero simplemente no los toman. Todo esto conduce a tristes casos de agotamiento laboral que podrían haberse evitado fácilmente. Desconectar activamente nuestro cerebro del trabajo, incluso solo por unos días, puede ser transformador. También es crucial para una integración saludable entre el trabajo y la vida personal que no afecte nuestra salud mental.

Entendemos lo complicado que puede ser a veces solicitar tiempo libre. Este artículo te guiará en el proceso, compartirá mejores prácticas y responderá preguntas frecuentes sobre la solicitud de tiempo libre.

Diez Mejores Prácticas para una Solicitud de Tiempo Libre

Aunque puedas tener tiempo libre remunerado disponible, está sujeto a aprobación. Aquí hay algunas mejores prácticas que debes seguir para asegurarte de que tu solicitud de tiempo libre sea aprobada cada vez:

1. Articula tus Necesidades

Existen diversas razones para solicitar tiempo libre. Puede haber algunos tipos de permisos que son innegociables para el empleado, como licencias por enfermedad, licencias por duelo y licencias parentales.

Es probable que todos los gerentes empáticos aprueben de inmediato estos tipos de permisos. Pero dentro del ámbito de las licencias por enfermedad, se incluyen los descansos por salud mental. No todos los gerentes son receptivos a este tipo de permiso.

Debes articular claramente por qué necesitas un descanso y escribir todas tus razones. Este paso te ayudará a comprender por qué te sientes agotado y cómo unas vacaciones pueden ayudarte. También debes considerar qué pasará contigo, tu equipo y tu empresa si no tomas un tiempo libre. El agotamiento puede afectar seriamente tu desempeño en el trabajo y también impactar a quienes te rodean, ya que no podrás desempeñar tu rol con entusiasmo y creatividad.

Asegúrate de comunicarle a tu gerente de manera clara y concisa lo que estás experimentando.

 2. El Momento es Clave

El momento es un factor crucial al pedir un tiempo libre. Es razonable suponer que tu gerente no estará feliz si pides tiempo libre cuando hay una carga de trabajo pesada o cuando hay una crisis.

La mayoría de las empresas pasan por ciclos en los que hay períodos de alta carga de trabajo y otros de menor actividad. Planifica tus descansos y solicítalos en momentos en los que la carga de trabajo sea relativamente baja.

Tu gerente será mucho más propenso a aprobar tu solicitud de tiempo libre si puede mantener el funcionamiento del equipo sin problemas en tu ausencia.

3. Coordina las Solicitudes de Tiempo Libre con tus Compañeros de Trabajo

Uno de los mayores motivos por los que los gerentes cancelan solicitudes de tiempo libre es que demasiados empleados lo solicitan al mismo tiempo. En estos casos, los gerentes pueden aprobar los permisos según el orden de solicitud o la justificación dada. Si estás pidiendo tiempo libre para unas vacaciones casuales, es posible que no tengas prioridad.

Anticípate a estas situaciones coordinando con tu equipo antes de solicitar tiempo libre. Herramientas de gestión de ausencias como AttendanceBot pueden sincronizar los calendarios del equipo para garantizar visibilidad total de todas las solicitudes de tiempo libre.

 4. Solicita el Tiempo Libre con Anticipación

Cada empresa tiene diferentes formas de permitir que los empleados soliciten tiempo libre. Puede ser a través de un formulario de solicitud de tiempo libre o mediante sistemas de seguimiento de ausencias en aplicaciones como Slack. Independientemente del proceso, haz tu solicitud con suficiente anticipación. Las solicitudes de última hora tienen más probabilidades de ser rechazadas o examinadas con mayor rigor.

Planifica tu tiempo libre en momentos de menor carga de trabajo. Por ejemplo, será más fácil obtener tiempo libre justo después de la finalización de un proyecto.

Si planeas tomar tiempo libre en épocas festivas, es recomendable hacer la solicitud con antelación, ya que durante estos periodos muchas personas pedirán PTO. En estos casos, los gerentes suelen dar prioridad a las solicitudes enviadas con mayor anticipación.

5. Informa a tu Gerente antes de Solicitar el Tiempo Libre

Antes de enviar la solicitud formal de tiempo libre, es recomendable hablar con tu gerente sobre tus planes. Inicia la conversación con una actitud positiva. Por ejemplo, menciona que necesitas un descanso para recargar energías y que después podrás trabajar de manera más efectiva. Explica la razón por la que solicitas el tiempo libre y cómo te asegurarás de que no haya inconvenientes para el equipo en tu ausencia. Esto demostrará que tomas tu trabajo en serio y que te importa el bienestar de la empresa.

Tu gerente podría sugerir un momento alternativo en el que sea más fácil aprobar tu solicitud. En algunos casos, obtener una aprobación previa antes de presentar la solicitud formal puede ser una mejor estrategia.

Por otro lado, algunos gerentes prefieren automatizar el proceso de solicitud de tiempo libre. Es posible que solo quieran revisar el tipo de permiso, el número de empleados ausentes, la razón de la solicitud y la anticipación con la que se hizo para aprobarla o rechazarla rápidamente. Asegúrate de comprender cómo prefiere manejarlo tu gerente y ajusta tu solicitud en consecuencia.

6. Solicita el Tiempo Libre de Forma Oficial

Muchas veces, los empleados solicitan verbalmente tiempo libre a sus gerentes y estos terminan olvidando la conversación, lo que puede generar problemas para Recursos Humanos.

Independientemente de la aprobación verbal, es fundamental presentar una solicitud formal de tiempo libre. Envía un correo electrónico a tu gerente y a Recursos Humanos con anticipación para obtener la aprobación por escrito. Esto también permite que la organización haga los ajustes necesarios en caso de ser requerido.

Con aplicaciones como AttendanceBot, este proceso se simplifica enormemente. Los empleados pueden enviar un mensaje a AttendanceBot en Slack o Teams con el período de ausencia, el tipo de permiso y la razón de la solicitud. Luego, AttendanceBot notifica al gerente para su aprobación. El gerente puede revisar todas las solicitudes de tiempo libre aprobadas en ese período y aprobar o rechazar la solicitud con un solo clic, notificando automáticamente al empleado.

Este sistema elimina los procesos complejos de los formularios de solicitud de tiempo libre, el almacenamiento de esos formularios, la configuración de notificaciones de ausencia, la comunicación con los compañeros de equipo y el seguimiento del tiempo libre tomado.

7. Ayuda a Establecer el Flujo de Trabajo en tu Ausencia

Debes ayudar a tu gerente a establecer arreglos alternativos y ajustar el flujo de trabajo para que el trabajo no se vea afectado en tu ausencia. Por ejemplo, puedes coordinar con algunos compañeros de trabajo para que se hagan cargo de tus responsabilidades mientras estás fuera. Esto garantizará que no haya problemas en tu ausencia y aumentará la probabilidad de que tu gerente apruebe tus futuras solicitudes de tiempo libre.

8. Asegúrate de Completar tu Trabajo Antes de Irte

Planifica con anticipación y solicita tu tiempo libre con suficiente antelación. Antes de salir, asegúrate de que tu trabajo esté terminado y que todos los asuntos pendientes estén en orden.

Como empleado, es tu responsabilidad completar todas las tareas que te han sido asignadas antes de tomar tu descanso. Intenta no sobrecargar a otros compañeros de trabajo con tus responsabilidades mientras estás fuera.

9. Colabora con tu Gerente y Compañeros de Trabajo

Trabajas con colegas y gerentes hacia un objetivo común, por lo que tu ausencia podría ralentizar al equipo. Es fundamental planificar con tu gerente y compañeros de trabajo antes de tomar tiempo libre. Pregunta cómo puedes facilitar su trabajo en tu ausencia. Tu planificación será más efectiva si recibes aportes de tu gerente.

10. Opta por Tiempos Libres Cortos Siempre que Sea Posible

Los estudios muestran que los descansos cortos son tan efectivos como los descansos largos de más de diez días. Será más fácil obtener la aprobación para un descanso corto en lugar de un periodo prolongado. Las vacaciones cortas pueden ser igual de revitalizantes que las largas. Además, si planificas tu tiempo libre junto con fines de semana extendidos, podrás disfrutar de más descansos a lo largo del año.

Posibles Razones por las que Pueden Rechazar tu Solicitud de Tiempo Libre

1. No Pueden Cubrir tu Trabajo con el Personal Existente

Los empleadores pueden rechazar tu solicitud de tiempo libre si consideran que no pueden cubrir tu trabajo en tu ausencia. Puedes manejar esta situación colaborando con tu gerente para encontrar soluciones. También puedes pedir apoyo a tus compañeros y solicitarles que cubran algunas de tus tareas mientras estás fuera.

2. No Pueden Manejar una Carga de Trabajo Alta

Algunas empresas tienen períodos con una alta carga de trabajo donde necesitan a todo el equipo disponible. Durante estos momentos, puede ser difícil que los gerentes aprueben solicitudes de tiempo libre, ya que la ausencia de cualquier empleado podría afectar el rendimiento del equipo.

Sin embargo, si tienes una emergencia genuina, es posible que los gerentes comprendan la situación y acepten tu solicitud de tiempo libre.

3. Has Solicitado Tiempo Libre con Poco Aviso

Los gerentes no suelen estar contentos cuando un empleado solicita tiempo libre con poca anticipación. Planificar tus días de descanso con anticipación y coordinarlos con tu gerente ayuda a evitar problemas. Si solicitas tiempo libre con muy poco aviso y sin una razón sólida, es probable que tu solicitud sea rechazada.

4. No Has Seguido la Política de la Empresa

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, tienen un proceso establecido para solicitar tiempo libre. Algunas pueden tener políticas más estrictas que otras, pero es tu responsabilidad asegurarte de seguirlas correctamente.

Si no cumples con la política de la empresa, tu solicitud de tiempo libre podría ser rechazada o convertida en tiempo libre no remunerado.

5. Estás Solicitando Demasiados Días Seguidos

Los empleadores pueden rechazar tu solicitud si pides demasiados días libres consecutivos. Gestionar la carga de trabajo se vuelve más difícil cuando un empleado solicita más de diez días seguidos. En estos casos, incluso con una planificación adecuada, puede ser complicado mantener el flujo de trabajo. En lugar de solicitar largos períodos de descanso, intenta planear descansos cortos combinando tus días libres con fines de semana para maximizar tu tiempo de descanso a lo largo del año.

Preguntas Frecuentes sobre el Tiempo Libre en el Trabajo

Qué información debo proporcionar en mi solicitud de tiempo libre?

Escribe las razones por las que solicitas el tiempo libre e incluye las fechas exactas. Luego, menciona los arreglos que has hecho para asegurarte de que el trabajo no se vea afectado en tu ausencia. Finalmente, trata de anticiparte a cualquier pregunta que Recursos Humanos o tu gerente puedan tener.

Puede un empleador rechazar una solicitud de tiempo libre?

Sí, los empleadores pueden rechazar solicitudes de tiempo libre por varias razones. Pueden argumentar que no pueden cubrir tu trabajo con el personal existente o que estás dando muy poco aviso. Sin embargo, esto no significa que tu solicitud será rechazada automáticamente.

Sigue la política de la empresa para solicitar tiempo libre. Si la organización no puede aprobar tiempo libre pagado y se trata de una emergencia, puedes solicitar tiempo libre sin goce de sueldo.

Debo dar una razón para una solicitud de permiso de ausencia?

No, aunque depende de la política de la empresa. La mayoría de las empresas tienen un número específico de días de tiempo libre pagado y muchas no requieren que justifiques la ausencia, a menos que esté expresamente indicado en su política.

Si pides a tus compañeros que cubran tu trabajo con poco aviso, es más probable que te ayuden si eres transparente sobre la situación, en lugar de que vean fotos de tus vacaciones en redes sociales más tarde.

Cómo solicitar un día libre?

Ser honesto es una buena práctica en casi todas las situaciones laborales. No importa si se trata de un problema personal o una crisis de salud mental, informa a tu gerente sobre la razón por la que necesitas el tiempo libre.

Pueden despedirme por tomar días de descanso pagados?

La mayoría de los empleadores no despiden a los empleados por usar su tiempo libre pagado. Sin embargo, es importante seguir las políticas de solicitud de tiempo libre y regresar al trabajo en la fecha acordada. De lo contrario, podrías enfrentar consecuencias por incumplir las normas de asistencia.

Solicitar tiempo libre debería ser un proceso sencillo, especialmente en los tiempos difíciles en los que vivimos actualmente. Sin embargo, a menudo Recursos Humanos y los gerentes pueden complicarlo innecesariamente. Promueve la simplificación de las políticas de tiempo y asistencia en tu empresa, eliminando sistemas obsoletos como formularios de solicitud de tiempo libre en papel o incluso correos electrónicos.

No afirmamos que AttendanceBot sea la única solución, pero sí es una excelente alternativa. No dudes en contactarnos para una demostración, o simplemente agrégalo a tu espacio de trabajo y pruébalo.